El IRS no requiere que usted mantenga sus documentos en un orden particular.
Manténgalos de manera ordenada que le permita a usted y al IRS determinar su impuesto correcto.
Usted puede utilizar su chequera para llevar un registro de sus ingresos y gastos.
También es necesario mantener documentos tales como recibos de pagos y comprobantes de venta para demostrar las cantidades de ingreso y gasto en el caso de reclamar una deducción.
En esta sección usted podrá encontrar una guía sobre los documentos básicos que debe mantener.
La sección también ofrece guías sobre los documentos que usted debe mantener para demostrar ciertos ingresos o gastos.
Los documentos electrónicos.
Todos los requisitos que se aplican a los libros y a los documentos impresos también se aplican a los sistemas de almacenamiento electrónico en donde se mantienen los libros y los documentos que se usaron para preparar su declaración de impuestos.
Al sustituir los libros y los documentos impresos, debe mantener los sistemas de almacenamiento electrónico por el tiempo que sean aplicables en la administración de la ley tributaria.
Para más detalles sobre los requisitos del sistema de almacenamiento electrónico, consulte el Procedimiento administrativo tributario 97–22 (Rev. Proc. 97–22), que se encuentra en la página 9 del Boletín de Impuestos Internos 1997-13 en www.irs.gov/pub/irsirbs/irb97–13.pdf.Copias de declaraciones de impuestos.
Usted debe guardar copias de las declaraciones de impuestos como parte de sus documentos. Éstas pueden ayudarle a preparar declaraciones futuras de impuestos y las necesitará si usted presenta una declaración enmendada o éstas son auditadas.
Las copias de sus declaraciones y otros documentos pueden ser útiles para sus sobrevivientes o el albacea o administrador de su patrimonio.
Si es necesario, puede solicitar al IRS una copia de su declaración y todo documento adjunto (incluyendo el Formulario W-2) usando el Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud de copia de declaración de im-puestos), en inglés. Se cobra un cargo por la copia de una declaración. Para más informa-ción sobre el costo y dónde presentar la solicitud, vea las instrucciones para el Formulario 4506.
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